Gestor de Oficina - Facturación y Operaciones
Enspire Consulting Group, LLC - Southampton
Gestor de Oficina - Facturación y Operaciones
Tiempo completo • Enspire Consulting Group, LLC - Southampton
Beneficios:
- 401(k)
- Partidos de la empresa
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Comida y aperitivos gratis
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Beneficios/ventajas
- Seguro médico, dental y de visión
- 401k
- Compensación competitiva
Resumen del puesto
Buscamos un Gerente de Oficina - Facturación y Operaciones para unirse a nuestro equipo. En este puesto, serás responsable de supervisar las funciones administrativas, financieras, de recursos humanos y operativas que respaldan las operaciones eficientes diarias de la organización. Este puesto requiere sólidas habilidades organizativas, de comunicación y resolución de problemas, así como la capacidad de ejercer buen juicio y mantener la confidencialidad en el manejo de información sensible de empresa y empleados.
El Gestor de Oficina proporciona apoyo administrativo a la Dirección Ejecutiva y apoya la administración de oficina, la administración de recursos humanos, la facturación, la coordinación de nóminas, la contabilidad, la administración de contratistas y los flujos de trabajo operativos, colaborando con la dirección para mejorar la eficiencia y mantener operaciones empresariales efectivas.
Este puesto trabaja de forma independiente bajo dirección general y desempeña un papel clave en el apoyo al liderazgo ejecutivo, la administración de empleados y contratistas, las operaciones organizativas, los procesos financieros y los requisitos de servicio al cliente.
El Gestor de Oficina proporciona apoyo administrativo a la Dirección Ejecutiva y apoya la administración de oficina, la administración de recursos humanos, la facturación, la coordinación de nóminas, la contabilidad, la administración de contratistas y los flujos de trabajo operativos, colaborando con la dirección para mejorar la eficiencia y mantener operaciones empresariales efectivas.
Este puesto trabaja de forma independiente bajo dirección general y desempeña un papel clave en el apoyo al liderazgo ejecutivo, la administración de empleados y contratistas, las operaciones organizativas, los procesos financieros y los requisitos de servicio al cliente.
Responsabilidades
Administración y Operaciones de Oficina
Administración y Operaciones de Oficina
- Coordinar las operaciones diarias de oficina y administrativas para apoyar la eficiencia empresarial
- Gestiona sistemas de programación, calendarios, citas y cronogramas de flujo de trabajo
- Servir como punto de contacto principal para llamadas entrantes, correos electrónicos y comunicaciones
- Apoyar la coordinación del personal de oficina, los horarios del personal de campo y la logística del proyecto
- Mantener registros organizados de la empresa, bases de datos y sistemas operativos
- Asegúrate de que la información sobre clientes, proveedores y contratistas siga siendo precisa y actualizada
- Colaborar con la logística de oficina, incluyendo distribución de correo, entregas y gestión de suministros
- Apoyar la implementación y el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa
- Mantener un entorno de oficina profesional, organizado y preparado para el cliente
Facturación, Contabilidad y Administración Financiera
- Procesar transacciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar con precisión y puntualidad
- Mantén los registros de contabilidad usando QuickBooks
- Apoyar el procesamiento de nóminas y mantener los registros relacionados con la nómina
- Realiza conciliaciones bancarias y ayuda a la precisión de los registros financieros
- Generar informes financieros y operativos rutinarios para la revisión del liderazgo
- Identificar discrepancias y ayudar a resolver problemas de facturación o contabilidad
Recursos Humanos y Apoyo Administrativo
- Proporcionar apoyo administrativo al liderazgo ejecutivo, incluyendo coordinación del calendario, preparación de reuniones, correspondencia, preparación de documentos y seguimiento de los asuntos
- Apoyar la gestión de reclutamiento y contratación, incluyendo la programación de entrevistas, la comunicación con candidatos y la documentación de incorporación
- Mantener expedientes organizados de personal, registros de empleados, autorizaciones o credenciales requeridas y otra documentación de RRHH en coordinación con la dirección
- Ayuda con la incorporación y salida de empleados, registro de horas y días de vacaciones, actualizaciones relacionadas con nóminas y procesos administrativos rutinarios de RRHH
- Coordinar la documentación de formación del personal, los acuses de recibo de políticas y los registros relacionados con el cumplimiento según se asigne
- Manejar la información de empleados y personal con discreción y confidencialidad y escalar los asuntos de relaciones laborales a la dirección o a RRHH correspondientes
Coordinación de Contratistas
- Coordinar la documentación de incorporación de contratistas independientes, contratos, credencialización y registros de cumplimiento requeridos
- Mantener los registros de los contratistas y apoyar la facturación rutinaria, la programación, la comunicación y el seguimiento documental
Soporte Operativo y Mejora de Procesos
- Proporcionar apoyo administrativo para proyectos de liderazgo, comunicaciones internas, materiales de reuniones y documentación de seguimiento
- Ayudar a garantizar la continuidad de las funciones diarias del negocio y de las operaciones de atención al cliente
- Apoyar la colaboración interfuncional entre los equipos de operaciones, finanzas y administrativos
Cualificaciones
- Se prefiere una licenciatura en Administración de Empresas, Gestión, Contabilidad, Recursos Humanos o un campo relacionado; se considera experiencia profesional equivalente
- Mínimo de 3 a 5 años de experiencia en gestión de oficinas, operaciones, facturación, contabilidad y apoyo administrativo, incluyendo responsabilidades relacionadas con RRHH
- Se prefiere encarecidamente experiencia administrativa previa en RRHH en coordinación de reclutamiento, incorporación, documentación de personal y registros confidenciales de empleados
- Se prefiere experiencia en apoyo administrativo a directivos o altos cargos
- Competencia con QuickBooks
Compensación: 58.000,00 $ - 65,000,00 $ al año
Conozca nuestra empresa
Enspire Consulting Group, LLC, fue fundada por el Dr. Frank y Stacey Edwards en 2015. Este equipo de marido y mujer ha trabajado en educación y salud mental durante más de 20 años en múltiples capacidades.
A la vanguardia del trabajo de Frank y Stacey se encuentra el compromiso de mejorar el rendimiento académico y apoyar la salud mental de la familia debido a los desafíos reconocidos en torno a la necesidad de colocaciones estudiantiles adecuadas y la falta de servicios de salud mental culturalmente sensibles para las familias.
Enspire Consulting Group, LLC cree en el poder de la comunidad y en la retribución. Estamos afiliados al Colegio de Medicina Osteopática de Filadelfia (PCOM) y somos la fuerza impulsora detrás de la Fundación Enspire.
(si ya tienes un currículum en Indeed)